Configuración, modificación, adaptación, personalización del ERP

Desde el comienzo de los tiempos, la implementación del ERP ha sido útil para representar una organización y sus procesos. El ERP fue rápidamente adoptado por las organizaciones, ya que está compuesto por los procesos genéricos estándar y las buenas prácticas.

El desafío que se plantea en la mayor parte de los proyectos es la personalización del ERP, para que esté alineado con los procesos de la organización y mantenga todas sus ventajas intactas. Este artículo trata sobre la personalización del ERP basada en la administración de requerimientos.

El ERP es una aplicación definible, modular e integrada que tiene como objetivo unificar y optimizar el proceso de gestión de la organización al proponer un referencial único, coherente y basado en las reglas de la gestión estándar. Es, por lo tanto, una herramienta que permite el uso de un sistema de información único, idéntico a la organización y que permite una integración de todos estos procesos y un flujo de información y actividades.

La implementación de un ERP es el centro de muchos trabajos de investigación porque uno de los mayores desafíos de esta actividad es su contextualización o personalización en el entorno de la organización. Se trata de asegurar la adecuación entre los requisitos de la organización y las funcionalidades del sistema de información.

Este artículo pone énfasis en campos como las fases de implementación de los ERP de una manera particular:

• Las razones que llevaron a su personalización.
• Los elementos críticos para el éxito de una personalización.
• Los métodos, modelos y técnicas existentes de personalización de un ERP.

El concepto de personalización del ERP

La personalización de un ERP es un proceso que implica su alteración, de modo que pueda corresponderse con el proceso de la empresa. A modo de resumen la personalización implica las siguientes operaciones, a saber:

• La selección de módulos del ERP nativo.
• La configuración de tablas.
• La modificación del código.

Esta definición contrasta con las que, desde una perspectiva menos orientada a procedimientos, consideran la personalización como una actividad que produce cambios o agrega funcionalidades al ERP.
Los términos de adaptación y modificación de un ERP también se utilizan para designar su personalización. Hay quienes definen:

• La adaptación como el ajuste de los parámetros del módulo de ERP, para reflejar el proceso de negocios de la organización.
• La modificación como cambios operados en el código fuente de los módulos del ERP para mejorarlo y hacerlo equivalente al proceso del negocio.

La diferencia entre estos dos términos se encuentra claramente en el hecho de que, para realizar una modificación, una organización necesita un experto externo, mientras que las posibilidades de configuración son innatas al ERP.

Sin embargo, al profundizar el tema en diversas fuentes está claro que hay muchas interpretaciones y conceptualizaciones del término personalización del ERP.

Las palabras: configuración, modificación, adaptación, personalización y extensión tienen el valor de sinónimos pero con diferentes significados y comprensiones. Esto impacta en la implementación de un ERP que puede diferir de una organización a otra.

Razones que conducen a la personalización de los ERP

La razón más utilizada para la personalización de un ERP es que permite llenar el vacío entre las funciones de un ERP “tal como viene de fábrica o sale de la caja” y los procesos existentes en la organización.

A pesar de las diferencias funcionales, las otras razones para personalizar un ERP se pueden notar de acuerdo con su influencia sobre los grupos beneficiarios. Estas razones pueden presentarse de acuerdo con los diferentes pasos del ciclo de vida de un ERP: antes de la implementación y después de la implementación.

Las razones de la personalización antes de la implementación son: resistencia al cambio, la exclusividad del proceso y la falta de adaptación de las funciones del ERP tal como vien en la caja. Los motivos de la personalización después de la implementación son: madurez de la organización, madurez del ERP y los cambios debidos a las necesidades de los usuarios finales.

Hay estudios que demuestran que la alta personalización puede tener como origen la resistencia al cambio, basada en un débil acuerdo acerca del proyecto ERP o también por el temor a las desventajas individuales vinculadas al cambio.

Factores críticos de éxito para la implementación y la personalización del ERP

Los factores críticos de éxito (FCE) de la implementación de un ERP son condiciones que deben cumplirse para que el proyecto se realice con éxito.

Los FCE, como el compromiso de gestión, la participación del usuario, la gestión de cambios, el apoyo de proyectos, la reingeniería de procesos de negocio, la calidad y la gestión de riesgos se enfocan en los procesos de negocio y la estructura organizativa para lograr objetivos y metas a largo plazo.

Por otra parte, la composición de un equipo de implementación, la comunicación, el uso de consultores, también se centra en la estructura organizacional, pero el objetivo es garantizar los objetivos a corto plazo. La estrategia de implementación y la selección del ERP están dirigidas al producto final y a todos los requisitos para implementarlo. Es necesario tener en cuenta que estos factores dependen del ciclo de vida, los modelos, los métodos y las técnicas utilizados para la personalización.

Tipos, enfoques, ciclo de vida, modelos, métodos y técnicas de personalización de ingeniería de requisitos impulsados por ERP

En general, solo hay dos familias de enfoques preparadas para asegurar la adecuación entre el ERP tal como viene en la caja y los procesos de negocio:

• Guiado por los requisitos de la organización
• Guiado por las funcionalidades ERP

El que se guía por los requisitos de la organización es deseado por los actores del trabajo para instalar un sistema que responda exactamente a sus necesidades.

El que se guía por las funcionalidades del ERP es el preferido por los integradores que desean instalar funciones estándar del ERP para evitar la complejidad de la personalización.

Hay un enfoque que combina los dos anteriores tratando de encontrar un equilibrio entre los requisitos de la organización y las soluciones propuestas por el ERP.

Para administrar los requerimientos que aparecen durante la implementación del ERP, es necesario considerar muchos parámetros, entre ellos:

• Un proceso de evaluación consciente para minimizar las necesidades de personalización y responder ya a la mayoría de las necesidades de la organización.
• La flexibilidad del ERP para adaptarse a la evolución de las necesidades de la organización.

Conclusión

La personalización de un ERP garantiza la adecuación entre lo que el software hace y el proceso de negocios de la organización. Este es el tema de muchas investigaciones y controversias, y el primer punto de controversia es el significado que vincula el término mismo con las acciones a las que se refiere.

Por lo tanto, la configuración, modificación, adaptación y extensión son términos de la literatura con el propósito de expresar la visión y la comprensión de cada autor con respecto a este término.

El impacto de esta falta de armonización causa la diferencia entre los enfoques, los pasos de implantación y las metodologías recopiladas en la literatura y en la experiencia de muchos consultores.

Recuperado de EvaluandoERP.com Publicado por su División de Consultoría