El riesgo de seguir administrando el negocio con Excel, o mejor hacerlo con un ERP

Hace más de tres décadas Microsoft Excel ha venido siendo utilizado como el software de administración de negocios de referencia en muchas decisiones por los ejecutivos de todo el mundo, pues lo utilizan para almacenar y administrar sus datos operativos diarios.

En este ínterin, otras soluciones han superado a Excel en términos de seguridad, eficiencia y rendimiento. Esto incluye plataformas ERP que centralizan, organizan y automatizan procesos y datos en toda la empresa.

Realmente no se trata de un debate entre Excel y los ERP, sino más bien del análisis de varios puntos que los ejecutivos deben tomar en cuenta para asegurar una mejor toma de decisiones.  

Claves a tomar en cuenta en el uso de Excel

1. Potencial de error humano

Técnicamente, cualquier sistema utilizado por los seres humanos es vulnerable a algún grado de error del usuario. Sin embargo, si alguna vez ha intentado durante horas manipular una hoja de cálculo de Excel, sabe que el software es especialmente propenso a errores del usuario.

De hecho, según dicen los expertos, más del 90% de las hojas de cálculo contienen errores. La mayor parte de esto se debe al simple hecho de que Excel no está integrado ni centralizado.

Por lo tanto, incluso si varios departamentos de la organización requieren los mismos datos, es probable que usen hojas de cálculo diferentes. Esto además de ser frustrante y consumir mucho tiempo, agrava el potencial de errores, que se convierte en un riesgo cada vez que un usuario rellena una celda.

2. Falta de control centralizado

En el caso del software ERP, que maneja una única fuente unificada de verdad basada en datos confiables y verificables fácilmente, solo hay una versión de la información, y todos los usuarios tienen acceso a ella en tiempo real.

Este no es el caso de Excel, donde es fácil para los empleados realizar cambios en una hoja de cálculo, guardarla como una nueva versión y comenzar a compartirla. Esto hace que sea casi imposible saber si sus equipos están trabajando desde el conjunto de datos correcto, o si incluso es preciso y actualizado.

A veces, los riesgos asociados son sólo menores. Otras veces, las inexactitudes pueden ser perjudiciales. Este es especialmente el caso cuando se trata de procesos como la producción y la gestión de la cadena de suministro, donde el trabajo con datos antiguos o propensos a errores podría impactar grandemente en toda su operación.

3. Esfuerzo que consume mucho tiempo

Rara vez una hoja compleja de cálculo de Excel es rápida de manipular. En su lugar, la mayoría son docenas, si no cientos de hojas, con la entrada del usuario necesaria para casi todas las celdas.

Siempre que sus equipos necesiten crear un nuevo informe, se les pedirá que hagan una nueva hoja. Esto es cierto incluso si están trabajando desde una plantilla. Por lo tanto, la única manera de administrar eficazmente su inventario, por ejemplo, es encargar a alguien que actualice manualmente los datos de forma regular

Luego, está el tema de eliminar accidentalmente una propagación de datos en un libro de Excel de suma importancia. Si alguna vez ha hecho clic en el botón equivocado o arrastrado el archivo incorrecto a la papelera de reciclaje, sabe que la recuperación de archivos puede tardar una eternidad, si es que puede lograrlo. Lo mismo se aplica a los bloqueos repentinos en un proceso del sistema que eliminan sus archivos si no pudo guardarlos. A repetir todo el trabajo.

4. Difícil de colaborar

Claro, puede compartir un archivo de Excel por correo electrónico o cargarlo en una ubicación compartida en la nube. Sin embargo, en su mayor parte, estas hojas de cálculo se controlan por separado del resto de la organización.

Incluso si su empresa tenía visión de futuro e invirtió en una versión móvil o basada en la nube del conjunto de aplicaciones de Office, la colaboración sigue sin ser perfecta. Por ejemplo, el sistema puede congelarse si varios usuarios intentan acceder a un pliego al mismo tiempo.

Por el contrario, la colaboración es un componente central del software ERP. Con una plataforma ERP en la nube, toda su fuerza de trabajo puede colaborar con facilidad, incluidos los trabajadores in situ y remotos.

5. Información de datos desactualizada

Si se produce un cambio, una hoja de cálculo de Excel no se actualizará automáticamente. En su lugar, un empleado debe entrar en el archivo y realizar los cambios necesarios. Esto puede conducir a la pérdida de datos o entradas de datos duplicados.

Un sistema ERP proporciona información de datos en tiempo real, visible al instante a través de un panel central. De esta manera, los usuarios pueden buscar y encontrar fácilmente la información que necesitan y, a continuación, compartir esos conocimientos entre departamentos.

Si lo dicho anteriormente es su caso y considera cambiar y pasar a la utilización de un ERP postmoderno, con mucho gusto le haremos una presentación sin ningún compromiso, por favor haga click aquí y déjenos sus datos y nosotros le contactamos.

El equipo de Gosmart3r

Original tomado de Panorama Consulting / Foto: pixabay.com