¿Temeroso al decidir si instalar un nuevo ERP o, no?

Si bien los sistemas ERP tienen muchos beneficios, las organizaciones experimentan problemas en la implementación de esta tecnología integral. Sabiendo esto, algunos líderes empresariales pueden estar preocupados por lanzarse o no a una implementación de ERP en su propia organización.

Es importante identificar algunos de los problemas más comunes que experimentan las organizaciones en el proceso de implementar un sistema ERP y estar preparados para prevenir estos problemas a medida que comienza la implementación del ERP.

Problemas más comunes en la implantación de los sistemas ERP que se pueden evitar

1. Percepción de bajos beneficios iniciales

Cuando su sistema ERP se pone en marcha, algunas empresas se sorprenden al descubrir que no ofrece todos los beneficios operativos que esperaban. Esto es a menudo el resultado de tener una mentalidad centrada en la tecnología. Si bien su equipo de TI desempeñará un papel importante a lo largo de la implementación, no deben liderar el proyecto. Si lo hacen, puede ser difícil asegurarse de que el sistema se alinee con sus objetivos comerciales.

Si la selección del ERP priorizó el lado comercial del proyecto tanto como el lado técnico, la implantación y personalización de la solución abordará sus necesidades comerciales más apremiantes, por lo que se empezarán a visualizar los beneficios buscados.

2. Datos poco fiables

Los sistemas ERP se basan en datos empresariales para funcionar. Cuando esos datos no son confiables o inexactos, pueden desviar toda su plataforma. A medida que migra la información de sus sistemas heredados al nuevo software, es importante limpiarla a fondo. De lo contrario, podría afectar la operatividad y la utilidad de su nueva solución.

Si bien los desafíos de la migración de datos son desenfrenados en los proyectos erp, puede superarlos fácilmente si sabe qué esperar. Algunos de los problemas más comunes incluyen:

• Datos redundantes o inexactos
• Reglas de validación de datos obsoletas
• Falta de recursos empresariales asignados a la tarea
• Sin aceptación de las partes interesadas
• Incumplimiento de las regulaciones de la industria
• No hay tiempo suficiente para la validación y las pruebas

Planifique asignar mucho tiempo a la fase de prueba y migración de datos de su implementación de ERP. De lo contrario, es posible que el producto final no ofrezca las eficiencias que espera.

3. Sobrecostos y plazos

Cuando los proyectos de ERP toman mucho tiempo y cuestan demasiado, generalmente es porque los equipos establecen expectativas poco realistas desde el principio. Si bien es tentador asumir que puede estar en funcionamiento lo antes posible, se dará cuenta de que este no es el caso cuando piense en todos los diferentes pasos y factores involucrados en una implementación.

Recomendamos evitar a los proveedores que prometen proyectos y presupuestos lo suficientemente bajos como para levantar las cejas. En este espacio, si suena demasiado bueno para ser verdad, probablemente lo sea. En lugar de apresurarse en el esfuerzo y elegir automáticamente la oferta más baja, considere el proyecto desde todos los ángulos y asegúrese de tener en cuenta los costos esperados e inesperados.

Además, piense mucho en cualquier personalización que esté considerando. Si bien es posible que no pueda usar la mayoría de las soluciones ERP en su versión estándar, las personalizaciones extensas pueden reducir su presupuesto y retrasar su proyecto.

4. Bajo uso del sistema

Podría invertir en uno de los mejores sistemas ERP con toda la funcionalidad que su negocio necesita, pero aún podría convertirse en “shelfware” si sus empleados no lo usan correctamente.

La mayoría de las veces, la baja adopción del sistema es causada por la falta de gestión del cambio organizacional. Cuando los empleados se sienten fuera del ámbito del proyecto, es más probable que se resistan y propaguen un sentimiento de desconfianza en la oficina.

Al centrarse en la gestión del cambio organizacional al principio del proyecto, puede ayudar a su fuerza laboral a comprender y aceptar los cambios que se avecinan. Asegúrese de compartir actualizaciones frecuentes sobre el nuevo software ERP y explique todas las formas en que facilitará su trabajo.

5. Brechas funcionales

Cuando invierte tiempo, dinero y energía en una implementación de ERP, espera que ofrezca la funcionalidad que necesita. Es por eso que puede ser desalentador descubrir que no cumple con esas expectativas.

Este problema generalmente se remonta a un proceso de selección de ERP apresurado. Desde seguir adelante sin lograr la alineación estratégica hasta saltarse la etapa de recopilación de requisitos, hay muchos atajos que podría tomar pero que no se recomiendan. Al evaluar a los proveedores de ERP, recuerde profundizar en todas sus afirmaciones, especialmente las promesas en torno a la funcionalidad. Es común que los proveedores ofrezcan una variedad de características, pero asegúrese de que estén completamente implementadas.

Si la declaración de trabajo parece demasiado vaga o la funcionalidad parece mucho más allá o por debajo de lo que necesita, piénselo dos veces antes de firmar su relación de negocios. Necesita un sistema que sera completamente funcional tan pronto como se ponga en marcha.

Los sistemas ERP no son intrínsecamente problemáticos, todo depende de su enfoque

Al igual que cualquier tipo de software empresarial, puede encontrar problemas con los sistemas ERP. Sin embargo, siempre que siga las mejores prácticas de selección e implementación de ERP, puede eludir estos problemas.

EL EQUIPO DE GOSMART3R

FUENTE: Panorama-consulting group