¿Cómo preparar a los colaboradores de la empresa para el cambio?

Ya sea que esté implementando un nuevo sistema ERP o simplemente actualizando sus procesos comerciales, cualquier tipo de cambio puede ser angustioso para los empleados. Incluso si los nuevos sistemas finalmente facilitarán sus trabajos, puede ser difícil para los empleados anticipar estos beneficios cuando se anuncia un cambio por primera vez.

Afortunadamente, hay pasos que se pueden tomar para hacer la transición un poco más fácil.

Consejos para preparar el cambio

1.- Adopte un enfoque individual.

Nunca es una buena idea apresurarse en cualquier tipo de cambio organizacional. Hacerlo puede preparar su proyecto para el fracaso, porque no está teniendo en cuenta la parte más importante del proyecto: los empleados individuales.

La gestión del cambio organizacional (OCM por sus siglas en inglés) es personal. Es un enfoque basado en la noción de que el cambio transformacional solo ocurre cuando los empleados individuales saben cómo usar las nuevas herramientas y entienden lo que tienen que ganar personalmente.

Adoptar un enfoque muy gerencial para el cambio puede hacer que muchos miembros de su fuerza laboral se sientan ignorados. Tómese el tiempo para considerar cómo cada empleado se verá afectado por éste y cómo podrían reaccionar ante él. Luego, planifique su enfoque para eliminar la resistencia al cambio, de modo que esté preparado para comunicarse con los empleados uno a uno y abordar sus inquietudes.

Si incluso un empleado se niega a subir a bordo, este comportamiento puede tener un efecto dominó. Sus procesos posteriores dependen del esfuerzo colectivo de su fuerza laboral, y un detractor puede marcar una gran diferencia.

2.- Priorizar la comunicación

La comunicación es, por supuesto, clave en cualquier iniciativa de OCM. Cuanto más informados se sientan sus empleados, más cómodos se sentirán aceptando el cambio.

Cuando se trata de la gestión del cambio, lo que cuenta no es solo lo que dices, sino cómo, cuándo y dónde lo dices. Simplemente transmitir información no considera cuánto miedo y vacilación podrían estar sintiendo sus colaboradores.

Te recomendamos que consideres el esquema en el que te comunicarás. Asegúrese de que sea uno que haga que los empleados se sientan cómodos. Además, piense en cómo puede cronometrar su mensaje para asegurarse de que los oyentes sean lo más receptivos posible. Dentro de su plan de comunicación, tenga en cuenta cómo adaptará su mensaje cuando hable con diferentes tipos de empleados.

3.- Involucre a los empleados siempre que sea posible

Habrá ciertos empleados que estarán en contra del cambio desde el principio, así que busque formas de incluir a estos empleados en el cambio.

Por ejemplo, puede incluirlos en la etapa de recopilación de requisitos del proceso de selección de ERP.

Simplemente sentirse incluido puede ayudar a los posibles detractores a conectarse más con el proyecto. También ayuda a establecer una cultura de confianza en toda su organización, lo que naturalmente facilita el cambio.

4.- Explica el “por qué”

La ambigüedad puede llevar a la desconfianza. Si los empleados no entienden la razón detrás del cambio, es menos probable que lo apoyen. A menudo, los empleados se resisten al cambio porque no están completamente seguros de por qué sus procesos actuales necesitan mejoras. Para ellos, el trabajo podría ir bien, lo que los lleva a preguntarse por qué es necesaria una transformación.

Es por eso por lo que es importante explicar el catalizador detrás de cada cambio. ¿Hay silos u obstáculos que están impidiendo la productividad? ¿Cierta tecnología se ha vuelto obsoleta? ¿Necesita mejorar sus estrategias para mantenerse competitivo, mantenerse al día con las tendencias del mercado y satisfacer las nuevas necesidades de los clientes?

5.- Proporcionar capacitación al usuario final

A veces, lo que parece resistencia puede ser simplemente aprensión y confusión.

El entrenamiento puede aliviar estas preocupaciones. Cuando los empleados se sienten capaces y empoderados, las tasas de adopción de los usuarios aumentan y el tiempo de inactividad es menos probable. Las sesiones de capacitación para el usuario final deben personalizarse para cada grupo de alumnos, de modo que los empleados puedan centrarse en la funcionalidad que más utilizarán en sus tareas diarias.

Recomendamos dejar tiempo para las preguntas después de cada capacitación y programar sesiones de actualización incluso después de la fecha de puesta en marcha.

6.- Enfoque en la gestión del cambio de seguimiento

Una vez que su nuevo sistema ERP, CRM o SCM esté implantado, no asuma que sus empleados lo adoptarán automáticamente.

Es importante programar reuniones y sesiones de seguimiento individuales para aprender cómo se están adaptando a sus nuevos flujos de trabajo. Además, debe establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) al principio del proyecto para que pueda medir cuantificablemente el éxito durante la etapa posterior a la vida del sistema.

Inevitablemente, tendrás que reforzar el cambio. Esto podría significar recopilar comentarios y auditar el cumplimiento. Si encuentra que un empleado o grupo de empleados en particular no está adoptando la nueva tecnología, intente identificar dónde y por qué podrían estar ocurriendo esas brechas.

Luego, tome medidas para encarrilarlos. Si no están 100% seguros de cómo usar el sistema, programe capacitación adicional. Si dudan por otras razones, programe reuniones de seguimiento para entender el por qué.

No hay que olvidar que es muy importante tomar en cuenta el lado personal del cambio y no solamente el lado técnico. Si su fuerza laboral no está dispuesta a usar su nuevo sistema ERP o SCM o cualquier otro, entonces no importa cuán sofisticados o ricos en funciones estos sean.

No olvide que preparar a los empleados para el cambio, utilizando los pasos mencionados, garantizarán la máxima adopción de los nuevos sistemas por parte de los colaboradores.

EL EQUIPO DE GOSMART3R

FUENTE: Panorama-consulting group