Sistemas Integrados de Gestión para el funcionamiento óptimo de la empresa

Los Sistemas de Gestión Integral son imprescindibles para el funcionamiento correcto de las empresas.  Las organizaciones empresariales son un sistema complejo que se componen tanto del factor humano como de recursos físicos (tecnología, materias primas, infraestructura, etc.).

Estos se coordinan y organizan para un fin, que es por lo general la fabricación y distribución de productos o soluciones de servicios a clientes.

Estas empresas están delimitadas por sistemas que tienen interacciones entre sí. Así, la gestión integral de una empresa es la unificación de sus distintos sistemas para maximizar calidad, rentabilidad y productividad.

¿En qué consiste la gestión integral de una empresa?

Un sistema de gestión integral de empresa es una herramienta que define el protocolo diario a cumplir en una actividad productiva. Esta permite la optimización de los recursos disponibles, el mejoramiento de la organización, la reducción de los costos y el incremento del rendimiento.

Este sistema garantiza, además, si fuese necesario, que los procesos cumplen con los estándares de las normas internacionales en cada disciplina, que tienen su propio sistema de gestión: Gestión de la Calidad (norma ISO 9001), del Medio Ambiente (norma ISO 14001), Seguridad y Salud Laboral (OHSAS 18001), Responsabilidad Corporativa (SGE 21), etc.

Aunarlas todas en un sistema de gestión integral simplifica el mantenimiento de los sistemas de gestión individuales y aumenta su utilidad. Una compañía que tiene implementado un sistema de gestión integral no solo evita costos innecesarios, sino que proyecta una buena imagen de cara a sus proveedores y clientes, superior a sus competidores.

Objetivos de los sistemas de gestión integral

El objetivo máximo de los sistemas de gestión integral es lograr una política integrada de gestión que asegure la competitividad y permita cumplir las exigencias de la economía y el mercado en cuanto a políticas de calidad. Los sistemas de gestión establecen estos objetivos a través de la Norma ISO 9004:

• Definir las necesidades de la empresa, actuales y futuras.
• Definir los niveles de satisfacción de aquellas partes interesadas.
• Establecer los recursos necesarios para cumplir los objetivos.
• Analizar la competencia para mejorar la gestión empresarial.
• El alcance de la gestión integral

Un sistema de gestión integral incluye lo relativo a calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo, seguridad de la información, tecnología de la Información e investigación y desarrollo.

Beneficios de los sistemas de gestión integrados

• Se asegura que cada actividad aumente correlativamente su rendimiento.
• Se limita el número de procesos manuales de gestión, disminuyendo el esfuerzo y dedicación necesarios para el mantenimiento del sistema.
• Se evitan duplicidades en los procedimientos.
• La implantación simultánea es más rápida que si se hace en cada sistema por separado.
• Los esfuerzos y recursos se distribuyen equitativamente en todos los sistemas de gestión.
• Da coherencia en políticas y objetivos.
• La formación del personal es más fácil.
• Permite un mejor control de la información, haciéndose también más accesible.

Requerimientos de la gestión integral

La adopción de un sistema de gestión integral tiene los siguientes requisitos:

• Un manual de gestión único para la comprensión y consulta de las partes interesadas.
• Una implementación simultánea para minimizar el tiempo de adopción del sistema de gestión integral.
• Establecer un responsable único para cada sistema.
• Distribuir esfuerzos para diseñar e implementar el sistema lo más rápido posible.
• Un máximo de supervisión y cuidado para implantar el sistema.
• Involucrar todos los miembros de la empresa en la adopción del sistema de gestión integral.
• Incorporar los sistemas de gestión como una parte más del funcionamiento empresarial.
• Establecer objetivos, metas y políticas medibles, realistas y alcanzables.
• Que la dirección de la empresa se involucre y ejerza su liderazgo y compromiso en la implementación del sistema de gestión integral.

Cómo se consigue la integración de sistemas

Podemos imaginar la integración de sistemas como un árbol, donde el tronco es lo común a todos los sistemas de gestión mientras cada rama es el componente específico de un sistema de gestión particular.

Al tener ya una estructura base coherente, es más fácil incorporar otros sistemas de gestión. Se puede o implementar el nuevo sistema en paralelo dejando las directrices operativas en común y luego integrar todos los sistemas restantes o implantar el sistema integrado de cero, que es el método más rápido.

Esta integración de sistemas de gestión implica enfocar de forma novedosa todas las actividades de la empresa para controlar de forma centralizada y eficaz todas las variables claves en la organización.

El ERP, el mejor sistema de gestión integral

Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning / Planificador de Recursos Empresariales) son aplicaciones que unen y manejan los procesos de negocio y gestionan de forma integral toda la información empresarial.

A diferencia de cualquier otro programa de gestión, el ERP une todos los aspectos necesarios para el funcionamiento de la empresa en un solo sistema de información, como almacén, pedidos, ventas, compras, ofertas, contabilidad, producción, gestión de proyectos y otros elementos que permiten tomar decisiones y reducir el tiempo de respuesta ante distintas situaciones para reducir los costos de operación.

Saber tomar decisiones es una habilidad que se adquiere con la experiencia, gestionando riesgos y recursos. Pero las buenas decisiones necesitan el acceso a la información en el momento justo. Por ello, un ERP adecuado ayuda a tomar decisiones que aportan valor y le dan a la empresa más poder competitivo. Los ERP se utilizan junto a herramientas de inteligencia de negocios para tener una visión integral de la empresa, con información en tiempo real.

¿Cómo puede ayudarte a tomar decisiones un sistema de gestión integral?

Los sistemas de gestión integral:

• Permiten la administración global de la empresa y hacen más eficiente cada elemento. Involucran a los trabajadores, brindan análisis de información detallada, facilitan la comunicación interna, automatizan tareas, aseguran la calidad en cada etapa y permiten una mejor toma de decisiones.
• Son softwares especializados, por lo que son flexibles y se adaptan a la estructura y necesidades de tu negocio, incluyendo su crecimiento. Implementar en tu empresa un software ERP para la gestión integral de empresas hace aún más fácil, adaptable y eficiente la gestión de un negocio.
• Ofrece ventajas para mejorar los procesos de internacionalización de la empresa, se adapta al modo de gestión y el pensamiento colaborativo y optimiza la toma de decisiones con un mayor rendimiento.
• Abre sus posibilidades de conexión a dispositivos móviles. No importa donde estés o la hora que sea, siempre estarás al tanto de toda la información de cada proceso de tu empresa, para que puedas reaccionar de inmediato y decidir de forma precisa en base a información en tiempo real.

El equipo de GOSMART3R adaptado de ekon.es de Marc Canela

Foto: de Kelly Sikkema en Unsplash