Procurando el camino a la eficiencia y productividad en las PYME

Los líderes en nuestras medianas y pequeñas empresas lidian constantemente con soluciones computacionales heredadas, dispares e independientes que no pueden hablarse entre sí, por lo que frecuentemente manejan información extemporánea, cuellos de botella, redundancias y otras ineficiencias, a pesar de que en la actualidad existen los sistemas informáticos de manejo de recursos empresariales ERP (por sus siglas en inglés) que optimizan los procesos comerciales y crean eficiencias.

En los últimos años, nos hemos preguntado ¿por qué mantienen esa situación?, por lo que ponemos a su consideración unas ideas que podrían ayudar en la toma de decisiones para ese cambio tan necesario.

Nosotros coincidimos con los expertos que sostienen que “el negocio será tan rentable e impulsado al crecimiento como los procesos que lo respaldan”, por lo que como lo señalamos al inicio, si sus procesos actualmente están vinculados a sistemas heredados obsoletos que no han visto una actualización o revisión en años, es hora de hacerlo.

Hoy en día, los líderes empresariales necesitan acceso instantáneo a datos en tiempo real con solo hacer clic en un botón. Dedicar incluso minutos o aún peor horas a buscar en archivadores, carpetas o llamar a los diferentes jefes de departamento para responder una consulta de un cliente significa perder ante la competencia, que de ahora en adelante será mayor.

Es imprescindible eliminar cualquier redundancia y reducir la cantidad de pasos necesarios para alcanzar un resultado determinado. Esto supone una mayor calidad de trabajo con menos errores y demoras, lo que mejora la satisfacción del cliente y nos diferencia de la competencia.

Cuando se invierte en un software ERP, se da un gran paso adelante al alinear todos sus procesos empresariales en la misma plataforma. Esto no solo facilita la localización de los complejos conjuntos de datos que se necesita, sino que también mejora la visibilidad, la transparencia, la comunicación y la colaboración en toda la empresa.

Puntos importantes para afianzar la decisión de adquirir un sistema ERP para mejorar los procesos comerciales.

PRIMERO: Eliminando al máximo las tareas manuales.

Normalmente cuando se iniciaba el negocio, los procesos manuales suponían cierta confianza, pero ¿será posible mantenerse al día en esas actividades si el negocio crece? Las tareas manuales no solo consumen mucho tiempo, sino que también tienen el potencial de error humano.

El software ERP permite la automatización, ayudando a las empresas a reducir gastos, ahorrar tiempo y aumentar sus resultados.

Ejemplo de tareas que se deben automatizar con un ERP:

• Automatizar los pedidos de compras, la recepción de materiales en bodegas y el enlace directo de la factura del proveedor y su contabilización.
• Automatizar los pedidos de ventas, la salida de materiales de bodegas y enlazar directamente la factura del cliente y su contabilización.
• Automatizar la gestión de inventarios con niveles de máximos y mínimos requeridos, fechas de caducidad.
• Enviar por correo electrónico facturas o notificaciones a los clientes para actualizarlas sobre la disponibilidad del producto
• Coordinación de flujos de trabajo entre departamentos
• Seguimiento y organización de cuentas por cobrar y pagar
• Indicadores de medición en cada proceso y tableros de mando
• Seguimiento automático de los costos de producción.
• entre otros…

Las soluciones ERP de clase mundial específicas de la industria vienen equipadas con aún más capacidades de automatización que pueden ayudar a su empresa a simplificar y agilizar sus esfuerzos.

SEGUNDO: Procurar la estandarización de los procesos

Los proveedores de clase mundial de este tipo de sistemas informáticos ya configuran sus sistemas EPR con las mejores prácticas que las empresas pueden aprovechar para estandarizar sus procesos comerciales y mejorar la eficiencia.

Cuando mejora sus procesos en función de las mejores prácticas de un ERP, puede estandarizar los procesos en varios departamentos e incluso en locaciones separadas de las oficinas centrales. La utilización de la solución ERP de esta manera ayuda a reducir sus necesidades de personalización.  

Hay empresarios que se aferran a sus formas únicas de hacer negocios, manteniendo que sus prácticas actuales son la única forma de lograr sus objetivos comerciales. Como tal, dudan en estandarizar sus procesos con base en las mejores prácticas de un ERP, por lo que es recomendable sostener que la mayoría de los procesos comerciales pueden estandarizarse sin obstaculizar la capacidad de la compañía para alcanzar sus objetivos comerciales generales.

La excepción a esta recomendación se aplicaría cuando las empresas están experimentando una transformación comercial. En este caso, la reingeniería de los procesos de negocios debería tener lugar antes de la selección de un ERP, y los procesos rediseñados tendrían que dictar la funcionalidad de ERP.

Las empresas que no están experimentando una transformación comercial deberían confiar en las mejores prácticas del sistema ERP de clase mundial, para definir su estado futuro. En la mayoría de los casos, esto no afectará la capacidad de la empresa para lograr sus objetivos.

Hay que tomar en cuenta que, si opta por una gran personalización del ERP, los empleados pueden retroceder e insistir en que sus procesos actuales no deberían estandarizarse, por lo que no se puede descuidar la importancia de la gestión del cambio, debiendo solicitar apoyo profesional específico en este campo.

TERCERO:  Fortalecer la comunicación entre empleados y departamentos

¿Cuántas veces el personal de contabilidad requiere los datos que solo posee la gente de bodegas?, de igual manera, ¿Cuánto tiempo le toma recibir los datos del balance financiero a pesar de que ya se ha terminado el mes?, que decir del tiempo que le toma establecer los costos de producción y asi…

En toda su empresa, hay departamentos de back-office que se alimentan y dependen unos de otros, a pesar de que a menudo o mejor dicho “normalmente” trabajan independientemente.

Algunos de estos equipos interdependientes incluyen:

• Compras
• Almacenes y gestión de inventario
• Ventas
• Contabilidad
• Producción
• Proyectos
• Gestión de clientes…

Sin procesos establecidos para la comunicación interdepartamental, existe una alta posibilidad de error o información errónea ya que los datos se envían o transfieren manualmente por correo electrónico, teléfono, mensaje de texto o en persona.

Un sistema ERP de clase mundial sirve como un depósito central para la mayoría de los datos que maneja su empresa, lo que permite a los usuarios autorizados localizar, recuperar y almacenar rápidamente la información que necesitan. Esto no solo garantiza la precisión de los datos, sino que también mejora la productividad.

Imagine el tiempo que sus empleados podrían ahorrar si no tuvieran que rastrear datos esperando una respuesta por correo electrónico de su compañero de trabajo.

Uno de los principales beneficios de un ERP es que los datos se sincronizan constantemente en tiempo real, por lo que todos siempre tienen acceso a los archivos más relevantes y actualizados. Esto puede ayudar a prevenir la propagación de información comercial incorrecta y reduce el potencial de pérdida de datos. Cada vez que se produce dicha falta de comunicación, las empresas corren el riesgo de aumentar los costos, dañar su reputación y reducir su potencial de ventas.

Benefíciese de una solución ERP de clase mundial

Esperamos que, con lo comentado, encuentre suficiente motivación para no aferrarse al estatus quo, especialmente si sus procesos actuales impiden que su empresa logre el éxito. Si está acostumbrado a depender de sistemas heredados, aislados en silos para realizar sus tareas principales, es hora de considerar una solución ERP de clase mundial.

Un ERP automatiza y agiliza los procesos comerciales para mejorar la precisión y ahorrar tiempo y dinero. A su vez, los empleados y sus equipos están capacitados para lograr más y desempeñarse mejor. El ERP también centraliza todos los datos que genera su empresa y los hace más accesibles a los principales interesados ​​y tomadores de decisiones.  

En la actualidad, los ERP de clase mundial hacen que sea más fácil que nunca acceder a la información que se necesita, sin tener que caminar todos los vericuetos para llegar allí y está disponible desde cualquier lugar, a cualquier momento y desde cualquier dispositivo.

El equipo de GOSMART3R Fuente: Panorama Consulting

Foto: de  Slidebean en Unsplash