Ladrones de tiempo: qué son y cómo evitarlos

Cuantas veces hemos topado el tema de la gestión del tiempo, es sin duda un asunto clave en la administración de nuestros negocios. En todo ese ámbito, uno de los conceptos de los que más se habla es el de ladrones de tiempo. Y no es sin razón, ya que son uno de los principales responsables de la pérdida de muchas horas en malentendidos, tareas duplicadas, distracciones y otro tipo de fugas que disminuyen la productividad global de la empresa.

A continuación veremos algunos de los ladrones de tiempo más habituales y cómo hacerles frente.

Ladrón # 1: falta de planificación y de organización

Planificar y organizar es una de las costumbres que más conviene adoptar si queremos gestionar correctamente nuestro tiempo.

• Cuando planificamos, trazamos un camino para recorrer en el futuro. Sin ese camino, tendríamos que dar más vueltas al no saber hacia dónde nos dirigimos.
• Cuando organizamos, destinamos una serie de recursos para recorrer el camino planificado. De este modo, nos aseguramos de disponer de ellos y de no gastar tiempo cuando nos encontremos con que nos falta alguno.

Ladrón # 2: incapacidad para delegar

La incapacidad para delegar es la falta de confianza en otras personas para que realicen un trabajo determinado. Con la excepción de las empresas unipersonales y los autónomos que trabajan solos, en el resto de los casos se hace necesario delegar.

No delegar es uno de los ladrones de tiempo que más horas consume. Para evitar que ocurra, podemos fijarnos en lo que nos dice la matriz Eisenhower:

• Tarea urgente e importante: hazla tú mismo de inmediato.
• Tarea urgente, pero no importante: delégala.
• Tarea no urgente, pero importante: planifica cuándo la harás y organízate.
• Tarea ni urgente ni importante: pospónla o delégala a una persona que no esté realizando ninguna otra tarea.

Ladrón # 3: el papel

Actualmente, la tecnología nos permite ahorrar en papel de manera importante. Esto supone muchas ventajas:

• Compartir archivos digitales es más rápido que hacerlo con papeles.
• Podemos consultar más rápidamente un contenido a través de comandos de búsqueda, filtros y palabras clave.
• Los trámites y la burocracia se agilizan enormemente con la tecnología.

Ladrón # 4: la procrastinación

Procrastinar es dejar para mañana lo que puedes hacer hoy. Es una tendencia más habitual de lo que parece y, por supuesto, uno de los ladrones de tiempo más extendidos.

Para luchar contra la procrastinación:

• Se debe cultivar y difundir abiertamente en la empresa la lucha contra ella.
• La persona que realiza una tarea debe estar motivada intrínsecamente, aunque la motivación extrínseca también ayuda.
• Nuestro cerebro debe realizar un esfuerzo mayor al empezar una tarea que al continuarla; ayudémosle con un empujón.

Ladrón # 5: reuniones innecesarias

Existen muchas reuniones con proveedores, clientes u otras personas que, como ladrones de tiempo que son, consumen gran parte de nuestras horas.

Para distinguir una reunión importante de otra que no lo es:

• Plantéate si el contacto en persona es necesario, aunque solo sea para fidelizar a un cliente.
• Pregúntate si el asunto que se va a atender en ella se puede solucionar con una llamada telefónica o un e-mail.
• Fija un tiempo determinado para la reunión y no lo excedas.

Ladrón # 6: ausencia de concentración

Por último, la ausencia de concentración también contribuye a las fugas de tiempo. Cuando una persona está desconcentrada:

• Debe volver a revisar la información que ya ha revisado.
• Tarda más en realizar una tarea.
• Comete más errores, lo que implica más gasto de tiempo en solucionarlos.

Es importante observar y analizar los momentos en que un trabajador se desconcentra, descubrir las causas y tratar de ponerles solución lo antes posible. Una reunión individual con un trabajador que se desconcentra a menudo sí es una buena inversión de tiempo.

Aunque existen muchos más ladrones de tiempo, y que cada caso tiene los suyos propios, si comienzas controlando los explicados en este post podrás ver cómo la productividad global de tu empresa aumenta considerablemente.

El equipo de GOSMART3R, original tomado de ekon.es