Ojo con la gestión del cambio en proyectos de implantación de un nuevo ERP

Es común encontrar en el ambiente empresarial, un gran interés en implementar o reemplazar sus sistemas de gestión empresarial, conocidos como sistemas ERP, por versiones nuevas y con prestaciones actualizadas que impactan positivamente en el manejo y control del negocio. Sin embargo, no muchos ejecutivos le dan el mismo interés al manejo adecuado de la gestión del cambio, que el proyecto de un nuevo ERP, provoca en la cultura empresarial hasta le fecha establecida.

A pesar de que los ejecutivos piensan que la gestión del cambio es un concepto “un tanto irrelevante”, es importante tomar en cuenta que es común encontrar actitudes negativas de empleados cuando la empresa hace esfuerzos por poner a funcionar un nuevo ERP. Es por eso por lo que, exponiendo dichos motivos, se pueden encontrar las mejores soluciones para remediarlos y asegurar la correcta implementación del nuevo ERP.

Motivo #1: Creer que el equipo de proyecto de implementación del nuevo ERP es sólo responsable de la parte técnica del proyecto.

Decir que el equipo debe ceñirse solamente a las partes técnicas de la implementación, es un error común. En realidad, una implementación de ERP requiere que las personas ajusten sus flujos de trabajo y cambien la forma en que hacen el mismo. Como tal, el equipo debe centrarse en la gestión del cambio organizacional tanto como en los aspectos técnicos.

Los ejecutivos pueden considerar que la administración del cambio es la parte “blanda” de un proyecto, pero es un componente que determinará en última instancia el resultado del proyecto. A menos que los empleados adopten el cambio y utilicen eficazmente el nuevo sistema, su proyecto no puede alcanzar sus objetivos a corto o largo plazo.

Motivo #2: Creer que los ejecutivos no necesitan ser visibles durante el cambio

Es posible que su equipo ejecutivo prefiera participar en un segundo plano durante el cambio organizacional, alegando que les preocupa que puedan ser una distracción. Sin embargo, es más probable que suceda exactamente lo contrario.

Los empleados necesitan sentirse seguros y entusiasmados con el proyecto ERP, y esta actitud comienza en la parte superior de la empresa, con la aceptación y el compromiso de los ejecutivos. Si ven a los líderes de la empresa abrazando activa y visiblemente el cambio, estarán más abiertos al cambio ellos también.

Motivo #3: Creer que un plan formal de gestión del cambio no es necesario

Algunos ejecutivos pueden rechazar la idea de tomarse el tiempo para crear un plan formal de gestión del cambio. En su lugar, pueden sugerir que un plan de comunicación por sí solo será suficiente. Sin embargo, con este enfoque, es posible que no entiendan realmente cómo afectará el próximo cambio a todos los miembros de su organización.

Hoy en día, las empresas están más extendidas y multifacéticas que nunca, por lo que un cambio a gran escala como un proyecto ERP definitivamente justificará un enfoque sólido. Confiar solo en un plan de comunicación resuelve una parte del rompecabezas. Hay otros factores de éxito importantes, como podemos ver en los consejos para asegurar la implementación de un ERP.

Motivo #4: Creer que administrar el proyecto es lo mismo que administrar el cambio

¿Los líderes de la empresa están confiados en que mientras introducen el sistema en la fuerza de trabajo y administren el proyecto actual, todo debería marchar sin problemas?

Si es así, recuérdeles que simplemente hablar de un cambio en la forma de hacer el trabajo, no es lo mismo que asegurarse de que se ejecuta el proyecto correctamente.

Más bien, la gestión del cambio es el proceso deliberado de acelerar la adopción del usuario y mitigar la resistencia en cada etapa del proyecto. Es un esfuerzo deliberado que lleva activamente a las personas a través de un cambio y les permite utilizar las nuevas herramientas a su disposición.

Motivo #5: Creer que “Ninguna noticia es una buena noticia”

Hay algunas situaciones en las que ninguna noticia realmente significa buenas noticias. Un proyecto ERP no es una de aquellas.

Si sus colaboradores se quedan en silencio sobre los cambios que rodean la implementación del ERP, esto puede generar resistencia y miedo al cambio. En lugar de asumir que todo está bien, se inclinan por inventar sus propias historias, que a menudo son exageradas y mucho peores que la realidad. A veces, buscarán respaldos dudosos de alguien que es igualmente poco confiable.

Ser directo y honesto puede ayudar a aplastar cualquier rumor o juego de teléfono dañado que pueda estar desarrollándose.

Motivo #6: Creer que simplemente no necesitamos la gestión del cambio

A veces, un equipo ejecutivo podría simplemente evitar la idea de la gestión del cambio por completo. Podrían considerarlo una tarea menor valor en la lista de prioridades (si es que incluso hace la lista de prioridades).

Cuando se encuentra con esta objeción en particular, el mejor contraargumento es que solo la administración del cambio puede garantizar la adopción completa del usuario en la versión del ERP en funcionamiento. De lo contrario, la tecnología que siendo costosa no se utilizará. Los empleados se quedarán lidiando con un nuevo sistema ERP que son incapaces de usar (o no tienen ningún deseo de hacerlo).

Si bien parece obvio que la gestión del cambio no es “irrelevante”, todavía se puede encontrar rechazo de ejecutivos que no ven el valor de convencer a las personas de que usen una herramienta que parece obviamente increíble desde la perspectiva de los ejecutivos.

Si su equipo ejecutivo está teniendo dificultades para ver las cosas desde la perspectiva de los empleados, entonces recomendamos tomar en cuenta lo escrito y asignar la importancia correspondiente a la gestión del cambio.

El equipo de Gosmart3r

Original tomado de Panorama Consulting / Foto: pixabay.com