Consejos para un Gerente General para asegurar la implantación de un ERP en su empresa

Una vez que la alta dirección ha decidido que la empresa tiene que mejorar sus procesos comerciales y lograr mayor eficiencia empresarial, al deshacerse de los sistemas heredados dispares por un sistema centralizado de planificación de recursos empresariales (ERP), se vuelve imprescindible el asegurar que su negocio esté listo para adoptarlo.

A continuación, compartimos lo que expertos en este requerimiento sugieren para estar preparado para el éxito desde el principio.

La alta gerencia sabe que el cambio no es fácil, especialmente cuando se emprende un proyecto para toda la empresa que requerirá importantes cambios en la forma que trabaja actualmente la fuerza laboral. Por lo que se vuelve muy importante abordar el cambio estratégicamente, y dedicar tiempo y recursos para asegurar que el negocio esté listo para aceptar el cambio.

¿Qué es abordar el cambio estratégicamente?

Se refiere a la evaluación certera del grado en que sus empleados y otras partes interesadas están preparados para el cambio organizacional.

Para este efecto es fundamental realizar una evaluación desde el punto de vista comercial, que consiste en hacer un análisis que pueda ayudarlo a determinar si su empresa está lista para este proceso de cambio que la alta gerencia ha decidido.

Posibles preguntas para hacer:

• ¿Cuál es el alcance del cambio?
• ¿Se impactarán todos los procesos de la empresa?
• ¿Qué impacto tendrán los cambios de proceso en los roles individuales de los empleados?
• ¿Qué mejoras se pretende conseguir, tanto en costo como en eficiencia? ¿Podemos valorarlas?
• ¿Cuáles son las tareas repetitivas que se eliminarían?
• ¿Qué ahorros podemos conseguir?
• ¿Cuánto será el impacto en nuestra calidad de servicio al cliente?
• ¿Tenemos el apoyo y la aceptación de nuestro equipo ejecutivo?
• ¿Cuán dispuestos están nuestros colaboradores para este proceso de cambio?
• ¿Qué atributos organizacionales harán que el cambio sea desafiante?
• ¿Existe un plan de comunicación para el proyecto?

¿Qué se obtiene al realizar una evaluación desde el punto de vista comercial previa a la implementación del ERP?

Luego de la ejecución de este procedimiento, podrá comprender mejor lo siguiente:

• La alineación entre la visión de la alta gerencia y la expectativa de los involucrados en el cambio.
• El nivel de resistencia al cambio
• Posibles causas de la resistencia al cambio.
• Efectividad de los esfuerzos de comunicación con respecto al proyecto hasta el momento
• Claridad de los objetivos del proyecto y la estrategia empresarial.
• Claridad de los roles y responsabilidades del equipo del proyecto.
• Calidad e integridad del plan de comunicación del proyecto.
• Entre otros…

Este ejercicio es considerado por los expertos como una de las mejores prácticas de implementación de ERP, por lo que hay que tomarse el tiempo para llevarla a cabo.

Puntos clave para garantizar la adecuada implantación de esta estrategia comercial.

Es de esperar que, su nuevo sistema de manejo de recursos empresariales ERP genere los beneficios comerciales esperados, pero solo si se ha abordado el cambio estratégicamente que garantiza la adopción de éste por parte del usuario final. La ejecución de esta estrategia comercial puede ayudarlo a lograr el ROI que espera.

1.- Garantizar el apoyo ejecutivo

Se ha comprobado reiteradamente que un proyecto ERP no puede sobrevivir sin el soporte y la aceptación de la alta gerencia. Los ejecutivos y las partes interesadas clave de su empresa deben apoyar visiblemente la visión, estrategia, costos y riesgos del proyecto. Además, también deben participar en las decisiones clave e informarse sobre los recursos que necesitarán en el camino.

 2.- Comunicación clara y frecuente

Tanto los ejecutivos como los empleados quieren saber sobre las nuevas responsabilidades laborales y los cambios en sus roles dentro de la organización, por lo que deben estar preparados para comunicar los impactos del cambio de los nuevos sistemas. Además, es importante comunicar los impactos de los nuevos procesos comerciales, ya que muchas organizaciones ajustan los procesos comerciales como parte de su proyecto de implementación del ERP.

Recomiendan los expertos que, cuando considere la mejor manera de diseñar su estrategia de comunicación, tenga en cuenta su cultura organizacional. En otras palabras, considere los valores que guían el comportamiento y las emociones de su fuerza laboral al determinar cómo transmitir información importante.

3.- La capacitación personalizada para el usuario final es vital

Es común ver que los empleados además de dudar podrían resistirse completamente al nuevo software porque parece demasiado complicado o confuso. Aquí es donde entra en juego la capacitación personalizada para el usuario final.

Es vital proporcionar a cada empleado individual, la capacitación específica que necesitan para comprender el nuevo sistema. Por lo que hay que diseñar un plan de capacitación tanto en sitio como ayudados también por una plataforma e-learning del fabricante del ERP que permita que el empleado la use a su ritmo. Tener esto dispuesto e informado, ayuda a que los empleados se sientan empoderados, no intimidados, por las nuevas tecnologías y procesos que la empresa quiere utilizar.

Recordatorio

La implementación de un sistema de manejo de recursos empresariales ERP supone hacer una inversión importante en el futuro de su organización. Sin embargo, si su empresa no está preparada para el cambio, podría terminar con herramientas y recursos sólidos que su empresa no puede soportar, y eso por supuesto que no es la idea.

Los consejos aportados en este artículo pueden ayudarlo a comprender si su empresa está en posición de aceptar los cambios organizacionales que usted ha requerido.

El equipo de GOSMART3R Fuente: Panorama Consulting

Foto: de  Razvan Chisu en Unsplash