¿Podríamos en nuestra empresa aplicar un ERP?

¿Cuántas veces hemos escuchado que existe un alto porcentaje de fallas en la puesta en funcionamiento de un software de gestión empresarial, conocido por sus siglas en inglés como ERP?. ¡¡Muchas verdad!!.

Este número elevado y los comentarios que acarrea ni siquiera nos orillan a pensar en entrar en esa opción que por cierto es determinante para el correcto funcionamiento del negocio.

Las estadísticas y los comentaros negativos nos atemorizan tanto que seguimos utilizando pobres o ineficientes herramientas de software que no nos permiten crecer ni administrar nuestros negocios como anhelamos hacerlo. Ante esto, compartimos con ustedes un interesante artículo tomado de Panorama Consulting Group, con el cual procuramos persuadir a nuestros clientes y a los que no lo son, que existen buenas prácticas para asegurar una correcta aplicación de un ERP, que realmente nos permita cambiar y mejorar nuestros procesos, ser cada vez más competitivos y liderar el mercado en el que nos desenvolvemos.

Errores comunes en la aplicación de un ERP

1. No involucrar a los altos ejecutivos

Su equipo ejecutivo debe participar en las decisiones clave del proyecto. No solo estamos hablando de la aprobación del presupuesto. Estamos hablando de decisiones en curso sobre los objetivos del proyecto y los cambios en los procesos comerciales.

2. Tratar el proyecto como una iniciativa tecnológica

Las implementaciones ERP más exitosas se tratan como estrategias digitales. En lugar de perder el sueño sobre decidir entre un ERP u otro, concéntrese en las personas y los procesos. Piense en el software ERP como un facilitador del cambio.

3. No desarrollar el proyecto como un caso de negocios

No logrará lo que no mide. Además de justificar la inversión en el ERP, el análisis desde el punto de vista comercial puede ayudarlo a medir los beneficios durante y después de su aplicación. Alinee a los interesados ​​en torno a los objetivos del proyecto y establezca expectativas realistas. ¿Desea mejorar el servicio al cliente de su organización? Incluya esto en su análisis cuantificando las mejoras que espera.

4. No establecer una gobernanza fuerte del proyecto

El gobierno del proyecto ERP garantiza que el equipo tome decisiones alineadas con los objetivos del proyecto. En función del avance y control del proyecto debe asignar a ciertos miembros del equipo la responsabilidad de aprobar solicitudes, como las de personalización. Los ejecutivos y otros empleados pueden hacer solicitudes que aumenten el alcance y el costo del proyecto. Si tiene fuertes controles de proyecto, solo aprobará solicitudes que se alineen con la visión organizacional. Esto reducirá el riesgo de exceso de presupuesto y cronograma.

5. Establecer un pobre alcance del proyecto

La mayoría de las organizaciones gastan más tiempo, dinero y recursos en la implementación del ERP de lo que esperaban. Confían que su aplicación cueste tanto como su proveedor de ERP o el integrador de sistemas afirma. Sin embargo, la mayoría de los proveedores no tienen en cuenta los costos, como la adecuación de procedimientos y la comunicación personalizadas, por lo que usted debe asegurar hacerlo.

6. Cumplimiento de las expectativas de presupuesto y plazos

Incluso las expectativas más realistas pueden necesitar ajustes durante todo el proyecto. Por ejemplo, la resistencia al cambio podría ser un problema mayor de lo previsto. Si bien desea ajustarse a su presupuesto original, también desea que las personas adopten procesos optimizados. En casos como este, donde puede justificar las ganancias a largo plazo, debe estar dispuesto a ajustar su presupuesto y plazos.

7. Permitir que el software ERP defina sus procesos futuros

Si bien la mayoría de los procesos de back-office pueden definirse por la funcionalidad del sistema ERP, otros procesos deben ser re-diseñados antes de la selección del software. Por ejemplo, si desea mejorar su cadena de suministro, debe identificar los puntos débiles durante los talleres de recolección de requisitos. Los requisitos comerciales claros garantizan que las soluciones de software elegidas se alineen con los objetivos de su organización. Estos requisitos brindan a los proveedores de ERP un marco para sus demostraciones de software.

8. Descuidar la gestión del cambio

La mayoría de las organizaciones no entienden el impacto que los usuarios finales pueden tener en el éxito de la aplicación del  ERP en la empresa. Como resultado, no invierten en actividades de gestión del cambio, como la comunicación regular. Para evitar este error, concéntrese en superar la resistencia al cambio. Desarrolle un plan de gestión de cambios que incluya una hoja de ruta de patrocinio, un plan de comunicación y un plan de entrenamiento.

9. Uso indebido de consultores ERP

Encuentre el equilibrio adecuado buscando asesoramiento con frecuencia mientras se asegura de que su organización tenga la última palabra en las decisiones importantes. Su consultor de ERP debería ayudarlo a desarrollar un centro de excelencia para que no dependa de consultores a largo plazo

El equipo de GOSMART3R

Photo by Anelale Nájera on Unsplash