¿Se gestionan adecuadamente todos los costos y/o gastos en tu empresa?

No todos los gastos y/o costos de una empresa son iguales, existen aplicaciones tecnológicas que permiten gestionarlos en su particularidad.

El objetivo de las empresas es obtener beneficios, pero para poder ganar dinero también hay que hacer frente a una serie de costos y/o gastos que pueden ser más o menos necesarios. Conocer los diferentes tipos de costos y/o gastos de una empresa y hacer un buen control de esta deriva necesariamente en una mejor utilización de los recursos.

Tipos de costos y/o gastos empresariales

Podemos clasificar de diferente manera los costos y/o gastos que hay en una empresa. De hecho, algunos podrían llegar a estar fácilmente en más de una categoría. Para evitar confusiones hemos optado por una clasificación sencilla en la que no resulta complicado englobar la mayor parte de estos conceptos empresariales.

Planificación y gestión de costos y/o gastos

Para conseguir beneficios los costos y/o gastos deben estar razonablemente controlados, de ahí que la función de planificación y gestión de los costos sea imprescindible dentro de las tareas de los gerentes de las empresas.

Con frecuencia se comete el error de querer disminuir los costos y/o gastos a toda costa, pero esto puede afectar de forma directa a la productividad. De ahí que lo realmente recomendable para organizar bien el control de costos y/o gastos sea optar por una estrategia de aprovechamiento de los recursos. Por ejemplo, si nuestra empresa ha hecho una inversión en una máquina para acelerar la producción de un determinado producto, podríamos buscar otras formas de sacarle partido, como usarla para hacer otros productos.

Debemos tener en cuenta que el costo en la empresa suele estar repartido entre diferentes departamentos, siendo necesario que cada departamento se encargue de la gestión de sus propios costos y/o gastos. Diferenciar los costos y/o gastos en función de las áreas de responsabilidad nos lleva a dos conceptos básicos: costos y/o gastos controlables y no controlables. Son costos y/o gastos controlables aquellos que están sujetos a la autoridad de un gerente específico, mientras que son costos y/o gastos no controlables aquellos sobre los que el gerente tiene muy poco control.

Si se reparten los gatos en diferentes áreas de responsabilidad y se clasifican en controlables y no controlables, la dirección general de la empresa puede tener una visión mucho más amplia de la situación financiera, lo que ayuda en la toma de decisiones estratégicas.

Consejos para controlar los costos y/o gastos en la empresa

El área financiera de la empresa es una de las más importantes y de las más complejas de entender. Pero hay acciones sencillas que pueden conseguir que el control de costos y/o gastos sea mucho más efectivo.

Lo primero que hay que hacer es una planificación de costos y/o gastos e intentar ceñirse a ese presupuesto. Para que esa planificación se pueda llevar a la práctica es importante que cada departamento o área de la empresa haya participado en la misma. Siempre hay que tener en cuenta que la reducción de costos y/o gastos debe implicar tanto a proveedores como a trabajadores. Con los proveedores se pueden renegociar las condiciones para intentar conseguir un precio más ajustado. Mientras que con los empleados se pueden incluir pautas de ahorro en la cultura empresarial, por ejemplo, reducir el número de documentos impresos a los mínimos imprescindibles.

Tan importante como planificar es hacer un seguimiento de los resultados que se van consiguiendo. Se debería verificar al menos trimestralmente si se están cumpliendo los objetivos, así se pueden hacer ajustes rápidamente en caso de ser necesario. En definitiva, cuanto mejor conozcamos los diferentes costos y/o gastos que hay en una empresa y mejor sea el sistema de control de costos y/o gastos establecido, más beneficios se podrán obtener.

Hoy en día conocer los costos y/o gastos de una empresa es fundamental para controlar su solvencia y liquidez y para simplificar el proceso de toma de decisiones. Por eso es bueno contar con herramientas especializadas que ayuden a tener toda la información financiera a mano. Algo que hoy por hoy es fácil gracias a alternativas como las que proveemos con ekon ERP y su flexible módulo de Finanzas.

 Recuperado de UNIT4 escrito por Mary Gonzalez y adaptado por Gosmart3r