¿Qué ERP necesito?

Llega el momento de comprar, de medir lo que ocupa la máquina y ver si hay sitio en nuestra cadena de montaje. Y de cambiar de auto y ver si el sitio del parqueo no es pequeño. Y de comprar ropa de verano, y dudamos porque la ropa del armario, la que nos ponemos cada día, es de una talla y la que acabamos de comprar tiene una talla más. Y de esperar aquel paquete, que tan amablemente acaba en la oficina de correos, porque no estamos en casa. Comprar, ver, tocar, oler, probar.

Pero ahora toca comprar una solución ERP, un programa de gestión de empresas. ¿Qué vamos a medir y pesar? No podemos ver la solución dentro de un paquete; no podemos llevarla en una bolsa, entonces, ¿sabemos realmente qué estamos comprando?

Cuando una empresa apuesta por el cambio de su sistema de gestión empresarial, se abre un escenario complicado. En primer lugar, todo son opiniones. Automáticamente se abre una lista de deseos, y esperamos ansiosos que los problemas que no hemos podido solucionar en años, esta vez sí estarán soportados por el nuevo ERP para la producción. Por ejemplo, esas tarifas que no conseguimos poner en marcha, pese a su sencillez en cuanto a su explicación, pero su dificultad en ponerlas en marcha. O aquellas planificaciones de producción que se acaban realizando con herramientas de ofimática, preguntándonos si nuestra competencia hará lo mismo.

De repente surge aquella sensación de vértigo; de no poder abandonar el barco, porque cuando volvamos de vacaciones estará en una deriva donde no cabe ninguna maniobra para volver a buen puerto. ¿Cuántas sensaciones, y expectativas, tiene que cubrir este nuevo programa ERP?

Entonces, ¿Qué estamos comprando? ¿Sensaciones, seguridad, tranquilidad, solidez? ¿Hace esto el proceso más fácil? Pues no. La mayoría de las veces estamos en un proceso en el que vamos aprendiendo de la mano de los proveedores. Y lo hacemos con sumo cuidado, sin dar mucha información, con la sensación de que, todavía, algunos procesos se traspasan de un sistema a otro manualmente, algo que a veces no le contamos por vergüenza.

Eso sí, se mantiene la esperanza. Este nuevo software de gestión empresarial tiene que ser más fácil en su uso. Y que dé respuesta a lo que solicita el cliente. Como, por ejemplo, lo que te explican algunos profesionales, autónomos en muchos casos, quienes tienen envidia de la competencia cuando los ven trastear su tableta o saben que cuentan en su dispositivo con toda la información que necesitan de un cliente, justo antes de reunirse con éste.

Y otro tema es quién realiza la compra del nuevo software ERP. Nuestra estructura empresarial, nuestros organigramas tienen una casilla para el responsable de esta nueva compra, el CIO. Pero cuidado, la firma es del CEO, teniendo en cuenta que el CFO nos dirá si hay fondos para este asunto. Y cómo no, los usuarios finales serán quienes, si es un éxito, estarán en un silencio total, y si no lo es estarán demandando a gritos quedarse como estaban y recordándonos que a ellos nadie les ha preguntado.

Después de muchos años, kilómetros, reuniones, podríamos decir que, prácticamente siempre, la compra se inicia con la petición de una demostración del producto, pidiendo directamente al proveedor ver la solución. Similar al que entra en el consultorio médico pidiendo un TAC. Pero realmente la compra de un ERP es, por una parte más sencilla y por otra más compleja. Ya que es diferente a las expectativas iniciales que pueda proponer nuestro sentido común. Por ello hay que saber escoger a los proveedores y a las soluciones que aportan. Y ahí radica el éxito en la elección.

Buscar una solución de gestión empresarial y no un producto, ésa es la clave. Debemos saber cómo se ajusta más una solución a mi empresa y no un producto. Tú te preguntarás ¿No es un lio semántico y queremos expresar lo mismo? Pues no. No estamos comprando un vehículo, una máquina que aquí o allí funcionará igual. Lo que estamos buscando es una solución: un proveedor que será capaz de llevar a cabo un proceso de cambio de mi sistema actual al que necesito ahora, con experiencia en la migración de mi actual información.

Mañana por la mañana sería impensable iniciar la actividad empresarial con un programa ERP vacío, sin históricos, sin pedidos pendientes, sin inventarios, sin conocer la producción que tengo en planta, sin saber dónde está mi mercancía a punto de llegar a su destino… Evidentemente sería impensable. ¿Y si los duendes nos dejaran todo esto resuelto una noche? ¿Serían capaces los empleados de trabajar al día siguiente con la misma productividad que hoy? Pues Tampoco. Si no hay un plan de formación y entrenamiento, aquellos que de verdad deben utilizar el programa de gestión de empresas, no se atreverán a teclear nada.

Así, en resumen, hay que dejar de buscar productos y decidir sólo en una mañana, viendo una demostración, si ese programa ERP se ajusta o no a mis necesidades. Con eso no basta. Hay que dejarse aconsejar, escuchar y ser escuchado, debe acompañarnos un proveedor con experiencia y que tenga referencias donde nos podamos ver reflejados. Un proveedor que sea capaz de trazarnos una línea a seguir, con sus puntos de control, que no incida en mi día a día.

Antiguamente la empresa cerraba unas semanas porque se cambiaba el servidor. Por aquel entonces se trabajaba la mayoría de veces de forma manual y el “servidor” se utilizaba para pasar a limpio. Hoy en día nuestro sistema de gestión es una de las piezas más importantes de nuestro negocio.

Solo necesitamos echar un vistazo cuando algo ocurre en los sistemas de información de las grandes organizaciones, cómo se llena un aeropuerto de problemas o en una empresa cómo las carteras de pedidos pierden el compás, colas, pérdidas de ingresos y de presencia en el mercado, malestar del cliente… Lo que no consigue un sindicato parando una empresa, lo puede conseguir un mal ERP.

¿Dónde puedo encontrar un proveedor de este tipo? Que se mezcle con mi organización, que sea capaz de trabajar como uno más de los nuestros, y que llegado el día, me permita ser autónomo, sin dependencia, con una solución que cubre mis necesidades, con la información que necesito y con la formación a mis empleados.

¿Dónde, dónde lo encuentro? Hazte esta pregunta mientras tienes la mesa llena de ofertas, donde algunas se ven a la legua que son un corta y pega, en las que no te ves reflejado y donde solo encuentras una lista de productos, que te confunden más cada vez que los lees, y que no te aclaran si se complementan entre ellos, o si el uno sin el otro no puede funcionar.

Si tienes estas dudas busca un buen proveedor, con experiencia, que sepa gestionar un proyecto de implantación de un ERP. Alguien que se convierta en tu partner empresarial desde la primera visita. Un especialista al que, cuando tu pidas un TAC, te responda que primero debe hacerte unas preguntas y que tras hablar un rato contigo podrá hacerte un diagnóstico recetándote, en lugar de un TAC, una jarabe para la tos, si con ello consiguen apreciar ambos, que tendrás suficiente.

Esta solución para tu programa ERP se llama ekon, y lo más seguro es que te sorprenda cómo se puede llevar a cabo una solución tan sólida para tu negocio en un tiempo y coste que le diferencia de cualquier demo y proceso que puedas iniciar por tu cuenta y riesgo.

Recuperado de UNIT4 Publicado por Marc Canela