4 razones por las que los sistemas ERP ayudan a las PYME a prepararse para el futuro.

Estamos en tiempos turbulentos y a la vez emocionantes para las pequeñas y medianas empresas (PYME). El Internet, las redes sociales y los teléfonos inteligentes han hecho posible que compitan con mejores armas que antes solo estaban disponibles para las grandes corporaciones. Por otro lado, la competencia también ha hecho que sea mucho más difícil mantener una PYME en estos tiempos. Para mantenerse al día, cada vez más las PYME se preguntan si necesitan una solución de planificación de recursos empresariales (ERP por sus siglas en inglés).

¿Qué son los sistemas ERP?

Son aquellos programas informáticos con un sistema de gestión de bases de datos eficiente y centralizado, con gran capacidad de análisis integrados, con paneles de control en línea para la toma de decisiones, los sistemas ERP pueden monitorear los recursos del negocio, como los ingresos, los materiales, los pedidos, el personal y la capacidad de fabricación, entre varios otros. Pueden manejar toda la infraestructura contable. Algunos de ellos incluso cuentan con excelentes plataformas de gestión de la relación con el cliente (CRM por sus siglas en inglés).

¿Por qué los necesitan las PYME?

Históricamente la mayoría de las PYME han iniciado su negocio con un enfoque de ” arranquemos como estamos, usemos lo que tenemos, hagamos lo que podamos, ahí nos vamos arreglando”. Cuando las compañías son pequeñas con un número limitado de transacciones, generalmente comienzan con herramientas más baratas, paquetes de software básicos y sin ninguna opción de crecimiento y adaptación a nuevas herramientas tecnológicas disponibles, o con hojas de cálculo. Los datos se introducen en estas hojas de cálculo, lo que los hace cada vez más vulnerables a errores y fugas de información confidencial, así como a información errónea, a medida que la organización crece en escala.

¿Cómo pueden los sistemas ERP ayudar a las PYMES a prepararse para el futuro?

Mantener los datos sobre hojas de cálculo puede parecer barato. Sin embargo, a medida que las PYMES crecen, el costo adicional de los recursos humanos y los sistemas de software individuales para que cada departamento gestione los datos eventualmente consumirá los ingresos de manera significativa. En este entorno empresarial competitivo, la falta de software empresarial integrado puede tener un impacto negativo en el negocio debido a la falta de control sobre sus datos y, por lo tanto, sobre sus operaciones. Aquí es cómo los sistemas de ERP pueden preparar a las empresas para el éxito futuro:

1. Toma de decisiones más informada

Las decisiones comerciales básicas se pueden tomar rápidamente debido a la disponibilidad de información precisa cuando más se necesita. Los sistemas ERP proporcionan datos centralizados en tiempo real. Las personas autorizadas pueden acceder fácilmente a los datos más actuales en vistas estándar e indicadores gráficos. El ERP permite tomar decisiones rápidas y precisas con más confianza. Incluso se pueden comparar fácilmente datos pasados ​​y actuales. Los sistemas ERP también pueden proporcionar datos analíticos. Por lo tanto, las actividades de presupuestación, planificación y previsión también se vuelven más naturales.

2. Incremento de la productividad.

Un sistema ERP puede almacenar una gran variedad de datos en un solo lugar. Una amplia gama de datos críticos interdepartamentales, como información sobre proveedores, clientes, productos y materiales, pedidos y facturas; están disponibles en un solo sistema. No es necesario coordinar con varios departamentos, esperar a que actualicen su información y recopilar los datos recibidos en hojas de Excel en el formato deseado. El ERP ahorra tiempo y lleva a información consistente y confiable con un alcance mínimo de error humano. La mayoría de las operaciones se simplifican, lo que hace que las personas se centren en el negocio en sí.

3. Mejor seguridad y transparencia.

Dado que los datos están disponibles para todos los usuarios autorizados en tiempo real y se pueden extraer fácilmente en cualquier momento, el alcance de la manipulación de datos es limitado. Se necesitan credenciales de inicio de sesión para acceder a los datos. Los sistemas ERP también suelen mantener un registro de los usuarios y sus actividades, lo que limita el riesgo de que los datos caigan en las manos equivocadas. La misma información está disponible para todos los usuarios y, por lo tanto, el alcance de la tergiversación de hechos y cifras también es mínimo. Muchas menos personas entran en contacto con los datos, ya que ingresar datos en el sistema no es nada complejo y mucho más accesible que mantenerlos en hojas de cálculo.

4. Mayor satisfacción del cliente.

Los sistemas ERP optimizan los procesos de negocios que resultan en una mayor eficiencia operativa. Proporcionan resultados consistentes y confiables. Pueden ahorrar costos y los ahorros se pueden pasar al cliente. Por estas razones, los clientes pueden confiar en que el pedido se procesa y entrega correctamente y a tiempo. También pueden esperar un cierto estándar de calidad y valor por su dinero. Además, dado que los empleados tienen tiempo para centrarse en el negocio en sí, en lugar de en las transacciones, pueden proponer mucho más mejoras de productos y una gama más completa de productos. Algunos sistemas ERP también incluyen sistemas CRM, que mejoran aún más las capacidades de servicio al cliente de la organización e incluso la experiencia de servicio al cliente. También es posible que las empresas recopilen comentarios y aborden las quejas de manera sistemática. Permite a la organización establecer relaciones positivas con el cliente.

Limitaciones para la implementación de un ERP

Los sistemas ERP también tienen algunos desafíos. Al elegir una plataforma de software de negocios, se asume la responsabilidad de la experiencia cotidiana del usuario y de muchas personas. Un proyecto de ERP al ser una inversión importante en términos de costo y de implementación, requiere una estrecha participación de la alta dirección.

Los sistemas ERP se crean para ajustarse a las mejores prácticas de la industria. Se pueden personalizar. Sin embargo, se dice que no deberían personalizarse demasiado ya que podrían complicar las actualizaciones de la solución y la administración de TI para el futuro. La personalización excesiva de los sistemas ERP a menudo es conocida por crear problemas a largo plazo. Las PYMES que han implementado sistemas ERP sin ninguna personalización han podido obtener enormes beneficios de ello.

Pensamientos finales

Las PYME que adoptan sistemas ERP pueden administrar mejor sus datos. Los sistemas ERP mantienen la confidencialidad, ofrecen más flexibilidad en la administración de datos y mejoran la productividad. Permiten a una organización tomar decisiones oportunas y efectivas. Pueden llevar a un aumento de las ventas y de la rentabilidad. También reduce la obsolescencia tecnológica en una organización, por lo que está preparada para el éxito a largo plazo.

Adaptado por el equipo de GOSMART3R original escrito por Hitendra Rathore, analista de contenido en SoftwareSuggest. Foto: Maxime Agnelli en Unsplash