Responsabilidades y roles del Comité Directivo en la implementación de un nuevo ERP.

El comité directivo es clave para mantener un proyecto de implementación de ERP en marcha y alineado a los objetivos estratégicos de la empresa, pues sin dirección de alto nivel y su gobernanza, este tipo de proyectos en una gran mayoría no alcanzan los objetivos que esperaban lograr.

Debe estar compuesto por líderes de nivel ejecutivo y otras partes interesadas en que el ERP logre los resultados esperados, es la entidad que supervisa la implementación y garantiza que cada componente esté alineado con los objetivos estratégicos de la empresa.

Compartimos a continuación, seis roles a asignar a este equipo.

¿Quién debería estar en este Comité Directivo?

Al crear un comité directivo para la implementación de un nuevo ERP, es mandatorio involucrar a los tomadores de decisiones clave de cada unidad de negocio a la que el proyecto pueda afectar. El resultado será un grupo multifuncional que tiene la máxima autoridad sobre todos los aspectos de la implementación del ERP.

Algunos de los ejecutivos clave a incluir son:

• El Gerente General
• El Gerente Financiero
• Gerente de unidades de negocio claves en el proyecto de implantación del ERP.

El papel del Comité Directivo

¿Qué debemos esperar que haga un comité directivo en la implementación de un nuevo ERP?

1.- Proporcionar dirección al proyecto

Primero, un comité directivo es responsable de proporcionar un liderazgo general a lo largo del proyecto. Deben ser campeones activos y vocales del cambio, promoviendo los beneficios del nuevo software ERP y los nuevos procesos comerciales a otros miembros del equipo dentro de su organización.

En el camino, vigilarán de cerca la trayectoria del proyecto, asegurándose de que esté progresando hacia el logro del estado futuro deseado.

2.- Asegurar la alineación organizacional

El comité directivo debe garantizar que cada aspecto del proyecto se alinee con la estrategia corporativa general.

Los miembros del comité directivo deben revisar rutinariamente los entregables del proyecto para asegurarse de que reflejen sus objetivos. Los elementos por revisar incluyen varios tipos de documentación de los procesos de negocio con el uso del nuevo software, la utilización de casos de uso para validar la correcta utilización del nuevo ERP, capacitación y entrenamiento documentados, testimonios de usuarios clave, reportes de avance en la frecuencia acordada, cumplimiento de compromisos acordados, entre otros.

3.- Control de plazos y presupuestos

No es raro que los proyectos de ERP tomen más tiempo y cuesten más dinero de lo esperado. Muchos de estos excesos se producen porque no hay suficientes controles de proyecto en su lugar.

Por ejemplo, sin controles de proyecto, los miembros del equipo pueden estar de acuerdo con ideas, como la personalización extensa, que agregan tiempo y costos innecesarios. Cada vez que alguien hace una solicitud de personalización o solicitud de cambio, debe ir al comité para su aprobación. De esta manera, pueden analizar los costos y riesgos en relación con los beneficios.

Recomendamos que el comité directivo mantenga una fuerte dosis de prudencia y una verificación de la realidad muy necesaria.

4.- Aprobar cambios y tomar decisiones

Es idealista pensar que un proyecto ERP se moverá sin problemas de principio a fin sin la necesidad de ninguna corrección de rumbo. Esto rara vez es el caso.

Puede mitigar estos contratiempos estableciendo expectativas realistas y preparándose para la selección e implementación de ERP mucho antes del inicio del proyecto.

Si bien este es un gran comienzo, estas medidas preventivas solo pueden llevarlo hasta cierto punto. Para estar realmente listo para cualquier tipo de cambio en el alcance, el cronograma o el presupuesto de su proyecto, el comité directivo es esencial. Estos miembros del equipo pueden revisar los cambios solicitados y firmar solo aquellos que se alinean con los objetivos del proyecto.

5.- Proporcionar soporte de recursos internos

Aprobar cambios es una cosa, pero en realidad poner a las personas en su lugar para ejecutar esos cambios es una historia diferente.

Por ejemplo, ¿qué haría si descubriera que su proyecto requiere una gran inversión de tiempo de sus expertos en la materia? Un gerente de nivel medio no podía pedirle exactamente a su experto que se tomara un tiempo de su ajetreado día para manejar asuntos relacionados con el proyecto.

En casos como este, los ejecutivos de un comité directivo tienen el nivel de autoridad para realizar con éxito tales solicitudes y proporcionar recursos de remplazo.

6.- Asegurar la propiedad del proyecto

Finalmente, un comité directivo ejecutivo es responsable de garantizar que los ejecutivos de su empresa participen activamente en el esfuerzo de cambio. Esta es la mejor manera de mantenerlos involucrados y recopilar sus aportes en cada coyuntura crítica.

Sin un equipo de este tipo en su lugar, es demasiado fácil para los ejecutivos adoptar un enfoque de “manos lavadas” para el proyecto, lo que podría poner en riesgo todo el proyecto. Cuanto más involucrados estén los miembros de su comité, más protegido estará contra los riesgos y los contratiempos.

El equipo de Gosmart3r

Original tomado de Panorama Consulting