Comprender el tiempo promedio de implementación de un ERP
¿Cómo establecer expectativas realistas?
Nuestras expectativas de gratificación instantánea se han infiltrado en cada parte de nuestras vidas, incluidos nuestros esfuerzos de trabajo. Como tal, muchos líderes empresariales tienen expectativas poco realistas cuando se trata de un cronograma promedio de implementación de ERP.
Si bien es natural querer un ROI lo antes posible, apresurarse a entrar en funcionamiento para cumplir con algún punto de referencia arbitrario de la industria es una de las rutas más rápidas para el fracaso de ERP. En contraste, el camino hacia el éxito está lleno de actividades intensivas en recursos que requieren meses, a veces años, para completarse.
Hoy, estamos compartiendo algunos estándares basados en el tiempo, para que pueda establecer expectativas realistas sobre cuánto tiempo tomará su proyecto.
¿Qué tan comunes son los excesos de la línea de tiempo del ERP?
En el Informe ERP 2021 de Panorama Consulting Group, se establece que el 46% de las organizaciones completaron sus proyectos de implantación de su ERP fuera de su marco de tiempo anticipado. La mayoría de estas compañías planearon un cronograma de 11 meses y terminaron tomando 15 meses.
Si bien esto puede no parecer una gran diferencia, un exceso de duración del 29% puede tener un impacto significativo en el ROI del proyecto.
Factores técnicos que afectan el cronograma de implementación de su ERP
Su proyecto puede tomar meses, o podría tomar años. Hay varios factores diferentes que afectarán su verdadera línea de tiempo. Algunos de los técnicos incluyen:
- El número de módulos ERP que está implementando
- La complejidad de la solución ERP
- El tipo de implementación (en la nube frente a las instalaciones)
- Migración/integración de sistemas heredados
- Requisitos de datos (conciliación de diferentes orígenes de datos, migración de datos, garantía de la integridad de los datos)
- El número total de usuarios simultáneos
- El número de instancias independientes que necesita
- La cantidad de complementos de personalización de software y proveedores de software independientes (ISV)
Puede evitar que estos factores técnicos causen extensiones sorpresa en la línea de tiempo desarrollando un plan de proyecto detallado y reuniendo un equipo de proyecto competente.
Factores organizacionales que afectan su cronograma de implementación de ERP
Además de los factores técnicos, también hay factores basados en las personas que pueden afectar el tiempo que lleva la implementación de su ERP. Muchas veces, los problemas con estos componentes organizacionales conducen a mayores excesos que los causados por factores técnicos.
Algunos de estos factores organizacionales incluyen:
- Resistencia de los empleados al cambio
- Cuestiones de gobernanza del proyecto
- Problemas con el rediseño de procesos
Al adoptar un enfoque proactivo para la gestión del cambio organizacional, su equipo de proyecto puede mitigar cualquier retraso que pueda ocurrir debido a la resistencia del usuario final. Esto significa garantizar que todos tengan acceso al conocimiento y los recursos que necesitan para adoptar el nuevo sistema.
El mismo concepto se aplica a la gestión de procesos de negocio. Mitigar los problemas requiere un enfoque proactivo, lo que significa que debe comenzar antes de la selección de ERP. Ya sea que esté llevando a cabo la mejora de procesos o la reingeniería de procesos comerciales, el esfuerzo debe ser colaborativo con los aportes de gerentes, ejecutivos y empleados. Cuando se consideran todas estas entradas, puede encontrar formas efectivas de eliminar los puntos débiles y automatizar los flujos de trabajo correctos dentro del nuevo sistema ERP.
Cuando se trata de personas y procesos, una sólida gobernanza del proyecto es esencial. Avanzar sin gobernanza y controles es una receta para la desalineación estratégica. Los desacuerdos con respecto a los objetivos del proyecto pueden impedir la gestión del cambio organizacional y los esfuerzos de gestión de procesos.
Cómo establecer una línea de tiempo ERP realista
Ahora que conoce algunos de los factores que influyen en su línea de tiempo, ¿cómo debe establecer uno que funcione para su empresa?
Para empezar, no tome la palabra de su proveedor o integrador de sistemas para ello. Recuerde que estos socios están incentivados para vender, por lo que es común que prometan una línea de tiempo rápida en un esfuerzo por ganar el trabajo.
Solo más tarde las empresas descubren que los hitos clave son imposibles de cumplir en las fechas de entrega anticipadas. Esto puede conducir a fallas técnicas y conflictos internos, los cuales pueden empujar su proyecto aún más lejos.
Entonces, ¿qué debe hacer una organización? Aquí hay algunos consejos para mantener su proyecto a tiempo:
- Cuando reciba el cronograma propuesto por su proveedor de ERP, tómese el tiempo para aumentarlo con actividades clave que podrían faltar. Estos incluyen los elementos organizativos mencionados anteriormente, como la gestión del cambio.
- Considere la complejidad de sus operaciones, la escala de su proyecto y la magnitud del cambio propuesto.
- En el camino, mantenga la comunicación constante. Programe reuniones semanales de estado para mantenerse al tanto de cómo le está yendo a su equipo y el progreso que están haciendo.
- No tenga miedo de hacer pequeños ajustes de programación si le ayuda a evitar retrasos más costosos y estresantes en el futuro.
Comprender el tiempo promedio de implementación de ERP
A estas alturas, ya sabe que no hay un tiempo promedio de implementación de ERP que deba esforzarse por cumplir. Más bien, su línea de tiempo ideal dependerá de varios factores, tanto técnicos como organizativos en la naturaleza. Las empresas se desvían del curso cuando aceptan un horario predefinido sin tener en cuenta esos factores.
EL EQUIPO DE GOSMART3R
FUENTE: Panorama-consulting group
